MENGELOLA KOLEKSI AUDIOVISUALS
Oleh Widodo

I  PENGANTAR

Seiring dengan membludaknya informasi-untuk keperluan pendidikan, penelitian, informasi, pengembangan ilmu dan teknologi, rekreasi dan seni–berbagai format audiovisual dan elektronik banyak diproduksi.  Akses terhadap jenis koleksi ini harus terbuka dan sebebas seperti koleksi tercetak. Oleh karena itu, pustakawan sebagai “information manager and provider” harus memiliki kemampuan untuk mengelolanya, termasuk menyediakan “access points”.

II  ORGANISASI DAN ADMINISTRASI

Tidaklah berlebihan kiranya, apabila koleksi audiovisual dalam jumlah besar perlu dibentuk sub unit kerja audiovisual. Hal ini karena, koleksi audiovisual memiliki karakteristik yang berbeda dengan koleksi lainnya, misalnya : harus disediakan peralatan dan perawatan khusus. Pustakawan yang mengelola koleksi audiovisual ini harus memperoleh training khusus agar bisa memberikan layanan kepada pengguna yang akan memanfaatkan koleksi ini.

Dalam lingkup organisasi perpustakaan, tugas dan tanggungjawab sub unit audiovisual harus jelas. Bila dimungkinkan pustakawan di sub unit ini harus dibantu oleh pustakawan teknis untuk keperluan pekerjaan katalogiasasi. Di samping itu, perpustakaan harus mampu mengalokasikan anggarannya untuk keperluan pengembangan koleksi audiovisual, pengadaan peralatan, perawatan rutin, penyimpanan, perbaikan dan jika dimungkinkan penggantian/upgrade perangkat kerasnya.

III  KATALOGISASI DAN PENGINDEKS-AN

Untuk memberikan informasi yang maksimal bagi pengguna, informasi bibliografis koleksi audiovisual harus dimasukkan/disatukan dalam katalog perpustakaan, Namun demikian, “access points” pembeda untuk koleksi audiovisual perlu dilakukan dan informasi teknis dan pemakaiannya perlu disertakan. Peraturan katalogisasi yang umum dipakai adalah: Anglo-American Cataloguing Rules.
Katalogiasai koleksi audiovisual, seperti videorecordings, computer software, dan sound recordings mengikuti aturan seperti koleksi buku. Pengkatalog harus mengidentifikasi judul, penerbit, dan tahun produksi, tetapi jarang ditemui pengarang, nomor penerbitan, komponen dan durasi untuk menggantikan jumlah halaman.

3.1 General Material Designation [GMD] 

Informasi  General Material Designation [GMD] perlu disertakan untuk menunjukkan kepada pengguna bahwa, materi yang mereka cari bukanlah buku. Informasi GMD ditulis dalam tanda kurung besar atau [ ] dan ditempatkan setelah judul.  Yang paling umum digunakan untuk memberikan informasi GMD adalah : 

1.	chart 	8.	picture 	
2.	computer file (menggantikan Machine Readable Data File, GMD untuk software computer) 	9.	slide 	
3.	filmstrip 	10.	sound recording 	
4.	game 	11.	transparency 	
5.	globe 	12.	videorecording 	
6.	kits (2 or more media) 	13.	films	
7.	map 		

Informasi Specific Material Designation [SMD] merupakan istilah yang menandakan bentuk materi  khusus (biasanya menandakan bentuk fisik (misalnya : videodiscs dan videocassettes). SMD ini digunakan untuk mengisi field 300 format MARC. 
Klasifikasi dan penentuan tajuk subyek sangat disarankan untuk koleksi audiovisual. Berikut ini diberikan contoh katalog audiovisual : 

3.1.1	
Videorcordings (contoh katalog kartu)

Catatan : informasi “VR” di atas menandakan videorecording. 

3.1.2	Videorecording (contoh format MARC) 

GMD selalu ditempatkan di field 245 dari format MARC dan didahului dengan $h 

3.2.1  Videodisc (contoh katalog kartu)

3.2.2 Videodisc (contoh format MARC)

3.3.1 Computer Software (contoh katalog kartu)
GMD untuk "computer file" digunakan untuk mendeskripsikan file yang berupa data, program atau keduanya 

3.3.2 Computer Software (Contoh format MARC)

Catatan : "CF" pada fields 090 field menandakan bahwa koleksi audiovisual berupa computer file. 
3.3.3	Computer Software (CD-ROM) (Contoh katalog kartu)

3.3.4	
Computer Software (CD-ROM) (Contoh format MARC)

3.4 Sound Recording 
GMD sound recording digunakan untuk menandai : disc, roll, audio compact disc (CD), tape (reel-to-reel atau cassette) di mana audio direkam.

3.4.1 Sound Recordings (contoh katalog kartu)

3.4.2 Sound Recording (contoh format MARC) 

Catatan umum yang perlu ditambahakan pada field 500 yang mengindikasikan materi tersebut adalah compact disc. 

3.5	Kits 

Kit adalah item yang berisi dua atau lebih tategori materi, tak ada yang lebih mendominasi. Informasi GMD yang digunakan adalah "kit". 

3.5.1 Kit (contoh catalog kartu)

3.5.2 Kit (contoh format MARC) 

3.6 Filmstrips 

3.6.1 Single Filmstrip (contoh catalog kart)

3.6.2 Single Filmstrip (contoh format MARC) 

3.6.3 Multipart Filmstrips (contoh katalog kartu) 

3.6.4 Multipart Filmstrips (contoh format MARC

IV PENYIMPANAN DAN PERAWATAN

Koleksi audiovisual harus tersimpan dengan baik, sehingga apabila dioperasikan, digitalkan atau ditransfer, informasi yang ada dapat di-retrive dengan kualitas yang sama atau bahkan lebih baik seperti saat diproduksi. Koleksi audiovisual harus terhindar dari debu, kotoran, polusi udara dan temperatur dan kelembaban udara yang berubah-ubah. Usia CD dan tape, misalnya, akan sangat tergantung pada temperatur dan kelembaban udara di ruang penyimpanannya.

Koleksi audiovisual perlu disimpan terpisah sesuai dengan jenisnya, agar masing-masing audiovisual dapat mengadaptasi suhu udara dan kelembababnya. Perlu diperhatikan bahwa, video dan audiotape harus dijauhkan dari unsur-unsur magnetik. Selain itu audiovisual harus secara rutin diservai untuk mengatahui kemungkinan tidak bisa dioperasikan. Pengunaan tinta dan perekat tradisional perlu dihindari. Untuk memberi tanda perlu digunakan tinta cepat kering dan dituliskan pada area yang kosong. 

Untuk mempermudah akses yang lebih mudah, digitalisasi merupakan solusi yang paling moderen. Namun demikian, mendigitalisasi bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, bahkan bisa mungkin akan kehilangan sesuatu informasi. Sebelum melaksanakan digitalisasi audiovisual, perlu diyakinkan bahwa audiovisual tersebut belum ada yang mendigitalisasikan dan perlu diperhatikan tentang ketentuan-ketentuan hak cipta.

V  LAYANAN PENGGUNA

Sebagai konsekuensi dari koleksi audiovisual, perpustakaan harus mampu menyediakan peralatan yang sesuai dengan jenis audiovisual. Pengguna harus memiliki kesempatan untuk bisa mengakses jenis koleksi audiovisual konvensional guna keperluannya.

Untuk layanan pengguna, perpustakaan disarankan menyediakan fasilitas agar peminjam bisa mencoba sebelum pengguna memutuskan untuk meminjam koleksi audiovisual. Pemasangan sistem pengamanan, baik hardware maupun software perlu diperhatikan. Jika mungkin perpustakaan harus menyediakan dana untuk asuransi.

Koleksi audiovisual harus dipandang dan diperhitungkan sebagai bagian dari keseluruhan layanan perpustakaan, baik untuk peminjaman dan sebagai sumber referensi. Oleh karenanya, di samping perlu disediakan alat akses koleksi audiovisual, perlu juga buku petunjuk menggunakan peralatan dan koleksi audiovisual sendiri. Traning bagi pengguna sangat diperlukan.

Mengingat koleksi audiovisual jenis koleksi yang lebih rentan terhadap kerusakan jika dibandingkan dengan koleksi tercetak, seyogyanya perpustakaan membuatkan duplikasi koleksi audiovisual tersebut (namun harus memperhatikan undang-undang hak cipta, lihat Undang-Undang Republik Indonesia Nomor  19  Tahun 2002 tentang Hak Cipta, khususnya pasal 15 dan 16) untuk keperluan peminjman.

Pelaksanaan peminjaman disarankan menggunakan “centralized library services” dalam pengertian jika perpustakaan pusat belum mampu menyatukan koleksi audiovisual ke dalam satu atap perpustakaan, maka peminjaman harus mengacu pada aturan perpustakaan pusat dengan tidak mengesampingkan masukan dari “branch libraries”.

VI KERJASAMA

Kerjasama dengan perpustakaan dan institusi lain perlu dibangun untuk “sharing information”, yang bisa dimanfaatkan untuk akuisisi, katalogisasi, training, digitalisasi, penyimpanan dan perawatan. Kerjasama ini bias dikembangan untuk “interlibrary loan” koleksi audiovisuals.

VII PENUTUP

Tidak dipungkiri lagi bahwa, audiovisuals telah menjadi bagian dari perpustakaan. Karena karakteristiknya, koleksi audiovisuals perlu pengelolaan yang serius.

Sedikit yang disampaikan, dengan harapan akan menjadi pembuka untuk eksplorasi wawasan.

SUMBER RUJUKAN

1.	---------------- Cataloguing and processing: a resource for school library personnel dari http://www.edu.gov.mb.ca/ks4/docs/support/catalogue/ chap8.html
2.	BEHAN, Kate and HOLMES, Diana. Understanding information technology: text, readings and cases, 2nd ed. New York : Prentice Hall, 1990.
3.	BLOOMBERG, Marty and EVANS, G. Edwards. Introduction to technical services for library technicians, 5th ed. Litteton Colorado: Library Unlimited, 1985